GERENCIA ADMINISTRATIVA

En cada Secretaria de Estado habrá una Gerencia Administrativa, la que tendrá a su cargo, entre otras, funciones de administración presupuestaria, la administración de los recursos humanos y de los materiales y servicios generales, incluyendo la función de compras y suministros.

Fuente: ley de administración pública  Artículo 31

La Gerencia Administrativa, para el eficiente cumplimiento de sus atribuciones tiene a su cargo la dirección, coordinación y supervisión de la Subgerencia de Recursos Humanos, la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, la Subgerencia de Presupuestos y la Unidad de Bienes Nacionales, las cuales deben contar sus respectivos reglamentos, manuales y protocolos de funcionamiento que se consideren necesarios, que faciliten la correcta administración y ejecución de los recursos. Asimismo, se cuenta con el Sistema Integrado de Gestión, que es la plataforma administrativa que consolida los Recursos Humanos, Logísticos y Financieros para su debido control, con el propósito de transparentar y eficientar todos los procesos administrativos de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA.

SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS. La Subgerencia de Recursos Humanos, es la responsable de dirigir, ejecutar, planificar, asesorar, coordinar y supervisar la gestión del personal de LA SECRETARÍA; así como tramitar las respectivas acciones de personal de conformidad al Régimen Especial del Personal de LA SECRETARÍA. Entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:

  1. Velar por la correcta aplicación de las disposiciones legales, así como las políticas, manuales y lineamientos sobre la administración del recurso humano;
  2. Emitir y supervisar la ejecución de políticas y lineamientos en materia de administración de personal de LA SECRETARÍA, de conformidad a la Ley Orgánica, y su respectivo reglamento;
  3. Dirigir y coordinar los procesos de reclutamiento y selección, evaluación, contratación, nombramiento y cancelación del recurso humano de LA SECRETARÍA, en cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables;
  4. Administrar la base de datos de personal, que contenga información referente al estado del personal de LA SECRETARÍA, en cada uno de sus expedientes;
  5.  Planificar y coordinar procesos de capacitación que permitan el desarrollo profesional del recurso humano de LA SECRETARÍA, así como la actualización de conocimientos y habilidades del personal;
  6.  Dar seguimiento a los procesos disciplinarios al personal de LA SECRETARÍA y supervisar la correcta aplicación de las medidas disciplinarias;
  7.  Establecer y administrar los registros y controles de asistencia, ausencias, licencias, vacaciones, permisos, aplicación de medidas disciplinarias del personal de LA SECRETARÍA, mediante sistemas electrónicos eficientes;
  8.  Establecer un sistema para la evaluación del desempeño y realizar evaluaciones periódicas del personal de LA SECRETARÍA;
  9.  Organizar y desarrollar programas o actividades de higiene y seguridad laboral, bienestar social y recreación familiar para el personal de LA SECRETARÍA.
  10. Elaborar el Manual de Funciones, Clasificación de Puestos y Salarios de LA SECRETARÍA, el que deberá contener la nomenclatura de cada cargo o clase, los deberes, responsabilidades y requisitos más importantes para el desempeño de cada puesto; y velar por su actualización cada dos años.
  11.  Otras que le sean delegadas por el Secretario de Estado, en el marco de sus competencias.

SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO

La Subgerencia de Presupuestos está a cargo de administrar, dirigir, controlar y preparar el presupuesto asignado a LA SECRETARÍA y dar seguimiento a su ejecución, así como de llevar de forma eficiente el registro contable-financiero de los recursos, la revisión y control del gasto, de acuerdo con las disposiciones generales de presupuesto y demás normativa aplicable. Entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:

  1. Formular el Anteproyecto de Presupuesto anual de LA SECRETARÍA, en coordinación con la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión y con las diferentes unidades ejecutoras de presupuesto; con el objetivo de que este responda a los Planes Operativos Institucionales.
  2. Recibir el Plan Operativo Anual de cada dependencia de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, para su integración dentro del Plan Operativo Institucional;
  3. Controlar y dar seguimiento a la ejecución presupuestaria de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, así como velar por la aplicación de la normativa y procedimientos necesarios para una correcta ejecución.}
  4. Cumplir las disposiciones del Presupuesto General de la República y con las asignaciones presupuestaria para programas específicos de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA.
  5. Evaluar y proponer modificaciones presupuestarias de acuerdo con las necesidades institucionales.
  6. Publicar la ejecución presupuestaria institucional en coordinación con la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública de LA SECRETARÍA;
  7. Mantener actualizados los registros y archivos de control presupuestario y de contabilidad;
  8. Monitorear el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI).
  9. Preparar informes de ejecución presupuestaria y f inanciera y remitirlos a los órganos que corresponda.
  10. Realizar el pago de Servicios Públicos y Contribuciones al Seguro Social.
  11. Autorizar y supervisar los pagos que correspondan por los bienes y/o servicios adquiridos, de conformidad con las regulaciones vigentes.
  12. Autorizar y supervisar el manejo de los Fondos asignados para Operaciones Especiales de LA POLICÍA, los cuales deben utilizarse de conformidad a los manuales y protocolos establecidos.
  13. Emitir y supervisar el desarrollo de políticas y lineamientos en materia financiera y presupuestaria de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA.
  14. Otras que le sean delegadas por el Secretario de Estado, en el marco de sus competencias.

SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

La Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales es la encargada de dirigir, supervisar, asesorar, administrar y controlar eficientemente los procesos de compras y contratación de bienes y servicios de LA SECRETARÍA, con la finalidad de suministrar los servicios básicos como transporte, limpieza, mantenimiento, proveeduría de equipos, mobiliarios y útiles de oficina que faciliten sus actividades. Entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:

  1. Satisfacer en forma oportuna la distribución, mantenimiento y custodia de los recursos materiales y servicios de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA;
  2. Recibir los requerimientos de compras y servicios de todas las dependencias de LA SECRETARÍA y de la POLICÍA;
  3. Velar por que las actividades de compras, adquisiciones, contrataciones de bienes y servicios se realicen de conformidad a las normas establecidas en la Ley de Contratación del Estado y las Disposiciones Generales de Presupuesto;
  4. Mantener un registro actualizado de los proveedores de bienes y servicios y del pago a proveedores;
  5. Brindar mantenimiento y aseo de edificios y locales, equipos de oficina y demás bienes de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA;
  6. Autorizar y garantizar el suministro de combustible, suministro de materiales e insumos, mensajería, limpieza, atenciones y otros servicios que sean necesarios en el desarrollo de las distintas actividades de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, debiendo mantener controles y registros correspondientes que aseguren su uso racional y eficiente;
  7. Coordinar las actividades que requieran transporte para uso oficial del personal de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, así como, proveer los servicios necesarios;
  8. Realizar el mantenimiento y reparación de los vehículos propiedad de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, para su operatividad eficientemente y llevar los registros correspondientes;
  9. Supervisar y controlar el ingreso y egreso de todos los bienes materiales, sujetos a inventario, de acuerdo con los procedimientos de control interno aprobados por LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA;
  10. Asesorar y emitir criterio técnico en aquellos casos en que LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA requiera adquirir, vender, donar o recibir un bien inmueble por cualquier medio legítimo.
  11. Gestionar y actualizar la capacitación del personal en materia de mantenimiento, uso y manejo de mobiliario
  12. Velar por que los vehículos de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, estén en condiciones óptimas, debidamente asegurados y cuenten con los documentos de registros e inscripción actualizados.
  13. Emitir y supervisar el desarrollo de políticas y lineamientos de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA, sobre las materias de su competencia.
  14. Otras que le sean delegadas, en el marco de sus competencias.