ATRIBUCIONES POR UNIDAD ORGANIZATIVA
SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD
SECRETARÍA GENERAL
ATRIBUCIONES. Además de las atribuciones descritas en la Ley Orgánica, también le corresponde a la Secretaría General las siguientes:
- Dirigir, coordinar y supervisar las actividades desarrolladas por las unidades administrativas bajo su mando;
- Organizar, coordinar y velar por el cumplimiento de la agenda institucional del secretario y los Sub- secretarios de Estado;
- Supervisar las actividades de procuración administrativa y judicial de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA NACIONAL;
- Supervisar el manejo de las actividades de asesoría legal, comunicación institucional, las relativas a la cooperación externa y otras que le delegue el secretario de Estado;
- Emitir resoluciones, acuerdos, providencias, comunicaciones, constancias, transcripciones, certificaciones, auténticas y otros documentos de su competencia;
- Encargarse de la emisión y recepción de las comunicaciones y documentos oficiales de LA SECRETARÍA, así como recibir las solicitudes al Despacho y velar por su oportuna respuesta, dentro de los plazos legales establecidos;
- Llevar el registro de los Decretos y Acuerdos que se dicten sobre asuntos del ramo; el registro, control y custodia eficiente de los expedientes; y el archivo general del Despacho;
- Establecer y administrar un sistema de control, seguimiento, resolución y respuesta oportuna a solicitudes, consultas, sugerencias, reclamos y quejas de los usuarios y entidades públicas o privadas y turnarlas a quien corresponda para su gestión eficiente; y,
- Otras que se establecen en las leyes y reglamentos sobre la materia.
ARCHIVO GENERAL
La Unidad de Archivo General tiene a su cargo la responsabilidad de administrar, custodiar el archivo de LA SECRETARÍA de forma documental y digital; contentivo de los decretos, acuerdos, resoluciones, dictámenes, opiniones, informes, expedientes administrativos, transcripciones, certificaciones, solicitudes, quejas, oficios, correspondencia y demás documentación expedida por LA SECRETARÍA; para lo cual debe llevar los Libros de registros y controles físicos y electrónicos necesarios de conformidad a las formalidades legales.
CONTROL Y REGISTRO
Es la unidad dependiente de LA SECRETARÍA General, responsable de llevar y supervisar el registro y control de toda la documentación que ingrese y de las Resoluciones emitidas por LA SECRETARÍA y su digitalización a través de mecanismos electrónicos eficientes; monitorear la calidad de procesos y procedimientos que se desarrollan y emitir las correspondientes recomendaciones de mejora.
AUDITORÍA INTERNA
Es el órgano responsable de ejercer el control fiscalizador de LA SECRETARÍA y todas sus dependencias con el objeto de verificar la correcta percepción de los ingresos y ejecución del gasto corriente y de inversión, de manera tal que se cumplan los principios de legalidad y veracidad; así como las demás atribuciones de conformidad a la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y sus reglamentos.
Si como resultado de sus funciones descubre hechos que puedan generar responsabilidades administrativas, debe comunicar de inmediato al secretario de Estado, para que dicte las medidas correctivas correspondientes y debe dar seguimiento a las decisiones adoptadas. En el caso de no adoptar o no aplicar medidas, se debe comunicar al Tribunal, dentro de los plazos legales establecidos.
Cuando la auditoría revele indicios de responsabilidad civil o penal, el Auditor Interno debe comunicar al Tribunal Superior de Cuentas, para que informe a las autoridades competentes y se instruyan las acciones civiles y penales correspondientes. Debe, asimismo, remitir copia de las diligencias de auditoría a la Dirección de Asuntos Disciplinarios Policiales (DIDADPOL), a efecto de que éste proceda con la investigación correspondiente, por la presunta comisión de faltas graves o muy graves.
DIRECCIÓN DE CONTROL DE LOS SERVICIOS PRIVADOS DE SEGURIDAD Y OTROS SERVICIOS ESPECIALES
Es el órgano técnico, administrativo y especializado responsable de autorizar, controlar, supervisar, evaluar, regular y capacitar los servicios relacionados a la seguridad de las personas, bienes, locales, eventos, transporte de personas y valores, armas entre otros, prestados por empresas privadas de seguridad legalmente autorizadas; los cuales son regulados mediante la Ley de Servicios Privados de Seguridad y Otros Servicios Especiales.
Esta Dirección tiene además la obligación de planificar y dirigir programas de capacitación en materia de servicios privados de seguridad, para el personal de las empresas de servicios privados de seguridad y miembros de la Policía Municipal.
GERENCIA ADMINISTRATIVA
La Gerencia Administrativa, para el eficiente cumplimiento de sus atribuciones tiene a su cargo la dirección, coordinación y supervisión de la Subgerencia de Recursos Humanos, la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, la Subgerencia de Presupuestos y la Unidad de Bienes Nacionales, las cuales deben contar sus respectivos reglamentos, manuales y protocolos de funcionamiento que se consideren necesarios, que faciliten la correcta administración y ejecución de los recursos.
Asimismo, se cuenta con el Sistema Integrado de Gestión, que es la plataforma administrativa que consolida los Recursos Humanos, Logísticos y Financieros para su debido control, con el propósito de transparentar y eficientar todos los procesos administrativos de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA.
SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
Es la responsable de dirigir, ejecutar, planificar, asesorar, coordinar y supervisar la gestión del personal de LA SECRETARÍA; así como tramitar las respectivas acciones de personal de conformidad al Régimen Especial del Personal de LA SECRETARÍA. Entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:
- Velar por la correcta aplicación de las disposiciones legales, así como las políticas, manuales y lineamientos sobre la administración del recurso humano;
- Emitir y supervisar la ejecución de políticas y lineamientos en materia de administración de personal de LA SECRETARÍA, de conformidad a la Ley Orgánica, y su respectivo reglamento;
- Dirigir y coordinar los procesos de reclutamiento y selección, evaluación, contratación, nombramiento y cancelación del recurso humano de LA SECRETARÍA, en cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables;
- Administrar la base de datos de personal, que contenga información referente al estado del personal de LA SECRETARÍA, en cada uno de sus expedientes;
- Planificar y coordinar procesos de capacitación que permitan el desarrollo profesional del recurso humano de LA SECRETARÍA, así como la actualización de conocimientos y habilidades del personal;
- Dar seguimiento a los procesos disciplinarios al personal de LA SECRETARÍA y supervisar la correcta aplicación de las medidas disciplinarias;
- Establecer y administrar los registros y controles de asistencia, ausencias, licencias, vacaciones, permisos, aplicación de medidas disciplinarias del personal de LA SECRETARÍA, mediante sistemas electrónicos eficientes;
- Establecer un sistema para la evaluación del desempeño y realizar evaluaciones periódicas del personal de LA SECRETARÍA;
- Organizar y desarrollar programas o actividades de higiene y seguridad laboral, bienestar social y recreación familiar para el personal de LA SECRETARÍA.
- Elaborar el Manual de Funciones, Clasificación de Puestos y Salarios de LA SECRETARÍA, el que deberá contener la nomenclatura de cada cargo o clase, los deberes, responsabilidades y requisitos más importantes para el desempeño de cada puesto; y velar por su actualización cada dos años.
- Otras que le sean delegadas por el secretario de Estado, en el marco de sus competencias.
SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO
La Subgerencia de Presupuesto está a cargo de administrar, dirigir, controlar y preparar el presupuesto asignado a LA SECRETARÍA y dar seguimiento a su ejecución, así como de llevar de forma eficiente el registro contable-financiero de los recursos, la revisión y control del gasto, de acuerdo con las disposiciones generales de presupuesto y demás normativa aplicable. Entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:
- Formular el Anteproyecto de Presupuesto anual de LA SECRETARÍA, en coordinación con la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión y con las diferentes unidades ejecutoras de presupuesto; con el objetivo de que este responda a los Planes Operativos Institucionales.
- Recibir el Plan Operativo Anual de cada dependencia de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, para su integración dentro del Plan Operativo Institucional;
- Controlar y dar seguimiento a la ejecución presupuestaria de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, así como velar por la aplicación de la normativa y procedimientos necesarios para una correcta ejecución.
- Cumplir las disposiciones del Presupuesto General de la Republica y con las asignaciones presupuestaria para programas específicos de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA.
- Evaluar y proponer modificaciones presupuestarias de acuerdo con las necesidades institucionales.
- Publicar la ejecución presupuestaria institucional en coordinación con la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública de LA SECRETARÍA;
- Mantener actualizados los registros y archivos de control presupuestario y de contabilidad;
- Monitorear el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI).
- Preparar informes de ejecución presupuestaria y financiera y remitirlos a los órganos que corresponda.
- Realizar el pago de Servicios Públicos y Contribuciones al Seguro Social.
- Autorizar y supervisar los pagos que correspondan por los bienes y/o servicios adquiridos, de conformidad con las regulaciones vigentes.
- Autorizar y supervisar el manejo de los Fondos asignados para Operaciones Especiales de LA POLICÍA, los cuales deben utilizarse de conformidad a los manuales y protocolos establecidos.
- Emitir y supervisar el desarrollo de políticas y lineamientos en materia financiera y presupuestaria de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA.
- Otras que le sean delegadas por el secretario de Estado, en el marco de sus competencias.
SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
Es la encargada de dirigir, supervisar, asesorar, administrar y controlar eficientemente los procesos de compras y contratación de bienes y servicios de LA SECRETARÍA, con la finalidad de suministrar los servicios básicos como transporte, limpieza, mantenimiento, proveeduría de equipos, mobiliarios y útiles de oficina que faciliten sus actividades. Entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:
- Satisfacer en forma oportuna la distribución, mantenimiento y custodia de los recursos materiales y servicios de LA SECRETARÍA y de LA POLICIA;
- Recibir los requerimientos de compras y servicios de todas las dependencias de LA SECRETARÍA y de la POLICIA;
- Velar por que las actividades de compras, adquisiciones, contrataciones de bienes y servicios se realicen de conformidad a las normas establecidas en la Ley de Contratación del Estado y las Disposiciones Generales de Presupuesto;
- Mantener un registro actualizado de los proveedores de bienes y servicios y del pago a proveedores;
- Brindar mantenimiento y aseo de edificios y locales, equipos de oficina y demás bienes de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA;
- Autorizar y garantizar el suministro de combustible, suministro de materiales e insumos, mensajería, limpieza, atenciones y otros servicios que sean necesarios en el desarrollo de las distintas actividades de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, debiendo mantener controles y registros correspondientes que aseguren su uso racional y eficiente;
- Coordinar las actividades que requieran transporte para uso oficial del personal de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, así como, proveer los servicios necesarios;
- Realizar el mantenimiento y reparación de los vehículos propiedad de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, para su operatividad eficientemente y llevar los registros correspondientes;
- Supervisar y controlar el ingreso y egreso de todos los bienes materiales, sujetos a inventario, de acuerdo con los procedimientos de control interno aprobados por LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA;
- Asesorar y emitir criterio técnico en aquellos casos en que LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA requiera adquirir, vender, donar o recibir un bien inmueble por cualquier medio legítimo.
- Gestionar y actualizar la capacitación del personal en materia de mantenimiento, uso y manejo de mobiliario.
- Velar por que los vehículos de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, estén en condiciones óptimas, debidamente asegurados y cuenten con los documentos de registros e inscripción actualizados.
- Emitir y supervisar el desarrollo de políticas y lineamientos de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA, sobre las materias de su competencia.
- Otras que le sean delegadas, en el marco de sus competencias.
UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y EVALUACION DE LA GESTION (UPEG)
Es la responsable del análisis, diseño y evaluación de política, programas, planes y proyectos de la SECRETARÍA de acuerdo con la Política de Gasto y de Inversión Pública, debiendo realizar las funciones Siguientes:
- La preparación de los Planes Operativos Anuales y la programación Operativa a mediano y largo plazo.
- Evaluación periódica de los planes, definiendo indicadores de eficiencia y eficacia.
- Conducción de estudio que defina las prioridades del gasto e inversión para el anteproyecto de presupuesto y financiamiento de proyectos.
- Formulación de Normas Técnicas para el diseño y Operación de sistemas de información y estadísticas.
- Evaluación de los programas a cargo de las instituciones autónomas vinculadas sectorialmente a LA SECRETARÍA.
UNIDAD DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACIÓN EXTERNA
Para el eficiente cumplimiento de sus funciones la Dirección de Modernización, Asuntos Internacionales y Cooperación Externa es asistida por las unidades de Modernización; Unidad de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa y Unidad Administradora de Proyectos, así como otras que se establezcan según sus necesidades. Para la adecuada coordinación de las mismas, se elaborarán los manuales y protocolos correspondientes.
UNIDAD DE MODERNIZACIÓN.
La Unidad de Modernización está a cargo de coordinar, ejecutar y evaluar medidas de reforma institucional, dando seguimiento y monitoreo a su ejecución de acuerdo con los programas de LA SECRETARÍA, con la finalidad de fortalecer las capacidades institucionales. Además, cuenta con las siguientes atribuciones:
- Dar seguimiento y monitoreo a la implementación de las reformas de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA;
- Diseñar formatos para la detección de necesidades de capacitación a nivel nacional y elaborar diagnósticos en dicha materia;
- Coordinar juntamente con la Gerencia Administrativa, la realización de programas de capacitación;
- Velar por que la Institución cuente con tecnologías de información y comunicación de última generación para ofrecer servicios eficientes y con transparencia a la ciudadanía;
- Preparar el POA y Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad de Modernización y evaluar trimestralmente su ejecución;
- Coordinar, revisar y proponer la actualización de los reglamentos, manuales y protocolos de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA existentes y la elaboración de los que sean necesarios para su eficiente funcionamiento;
- Proponer modelos de gestión para la reingeniería de procesos, trámites y servicios en coordinación con la Dirección de Planeamiento, Procedimientos Operativos y Mejora Continua de LA POLICÍA, con el propósito de mejorar la eficiencia y transparencia en la administración, así como fortalecer la simplificación administrativa;
- Recolectar las evidencias de la implementación de los Planes, Programas y Proyectos de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA, de evaluar la gestión, con énfasis en la mejora; y,
- Las demás que le sean asignadas, en el marco de su competencia.
UNIDAD DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACIÓN EXTERNA.
La Unidad de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa tiene la responsabilidad de formular, organizar, coordinar y alinear las estrategias de cooperación externa para la ejecución de programas y proyectos institucionales de acuerdo con las disposiciones legales nacionales vigentes y de los Organismos Financiadores. Además, cuenta con las siguientes funciones:
- Brindar el apoyo y asesoría que requiera LA SECRETARÍA y LA POLICÍA, para una correcta administración y cumplimiento de los compromisos y acciones en materia de cooperación externa;
- Coordinar con la Secretaría General y la Unidad Administradora de Proyectos y otras que se requieran, el diseño de estrategias de proyectos y programas en materia de cooperación internacional;
- Identificar las necesidades y prioridades institucionales de cooperación externa, con el fin de direccionarlas
- en las áreas que se requieran en orden de prioridad;
- Asesorar a LA SECRETARÍA en los procesos de negociación de programas y proyectos de cooperación externa y preparar informes técnicos y demás documentos de soporte para dichas negociaciones entre LA SECRETARÍA de Estado y la agencia u órgano cooperante;
- Solicitar al Directorio Estratégico Policial, el Informe de Análisis y Recomendaciones sobre la suscripción de Acuerdos con organismos o Instituciones Policiales Internacionales;
- Planificar y dirigir acciones de supervisión y evaluación de proyectos en coordinación con la Unidad Administradora de Proyectos trimestralmente y rendir los Informes correspondientes al secretario, sobre su estado;
- Identificar fuentes de financiamiento para la ejecución de programas y proyectos que LA SECRETARÍA requiera, de conformidad al orden de prioridad de las necesidades;
- Elaborar informe anual de actividades y resultados, y someterlo a la consideración de las autoridades superiores; y,
- Las demás que le sean asignadas, en el marco de su competencia.
UNIDAD ADMINISTRADORA DE PROYECTOS
La Unidad Administradora de Proyectos tiene a su cargo la administración, gestión, dirección, coordinación, ejecución, evaluación y seguimiento de programas y proyectos de inversión de LA SECRETARÍA, financiados con fondos públicos y fondos externos como préstamos de inversión, programas sectoriales y donaciones; así como es responsable de establecer un sistema de control y seguimiento de la ejecución de dichos proyectos. Además, cuenta con las siguientes funciones:
- Garantizar la transparencia en el uso y manejo de los recursos financieros de LA SECRETARÍA destinados a la ejecución de proyectos en materia de su competencia;
- Administrar y ejecutar los recursos financieros asignados a cada programa o proyecto de cooperación.
- Administrar el recurso humano que presta sus servicios en cada uno de los programas, así como hacer seguimiento en caso de cooperación técnica.
- Efectuar la gestión y administración de los convenios de financiamiento reembolsable y no reembolsable, realizando operaciones en base a cada Convenio;
- Unificar los procesos técnicos, administrativos y financieros de los proyectos financiados.
- Llevar los registros y controles necesarios sobre proyectos y programas de cooperación que gestione o ejecute LA SECRETARÍA y LA POLICÍA, a fin de direccionar la cooperación de acuerdo con el orden de prioridades.
- Planificar la ejecución de los programas y proyectos financiados, en el marco de los Convenios o Acuerdos de cooperación, a fin de asegurar el cumplimiento de las condiciones establecidas.
- Conducir los procesos de contratación y adquisición de obras y bienes y servicios vinculados a los programas y proyectos bajo responsabilidad de LA SECRETARÍA, de conformidad con la legislación aplicable.
- Rendir informes de ejecución física y financiera de conformidad con los requerimientos del cooperante;
- Realizar las coordinaciones necesarias con las dependencias de LA SECRETARÍA, que ejecuten actividades relacionadas con las materias de su competencia, así como brindarles la cooperación, asesoría e informes que requieran.
- Las demás que le sean asignadas, en el marco de su competencia.
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROTOCOLO
Para el eficiente cumplimiento de las atribuciones, la Dirección de Comunicación Estratégica y Protocolo (DICEP) descritas en el artículo 26 de la Ley Orgánica, contará con la organización básica siguiente:
- Unidad de Comunicación Interna y Externa;
- Unidad de Ceremonial y Protocolo; y,
- Las demás que se establezcan.
Ejercerán sus actividades de forma independiente.
La Dirección de Comunicación Estratégica y Protocolo tiene a su cargo las funciones siguientes:
- Dirigir, planificar, asesorar y desarrollar la estrategia institucional en materia de imagen y comunicación;
- Canalizar y coordinar entrevistas de las autoridades de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA en los medios de comunicación;
- Brindar información autorizada sobre las políticas, programas y acciones institucionales;
- Proporcionar material informativo actualizado a medios de comunicación y redes sociales institucionales, referente a las principales acciones realizadas por LA SECRETARÍA y LA POLICÍA, previa autorización del Secretario de Seguridad, tanto interna como externamente;
- Brindar aclaraciones a través de comunicados de prensa y redes sociales autorizadas, sobre información tergiversada o falsa relacionada con acciones de seguridad u otras actividades de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA;
- Administrar las redes sociales de LA SECRETARÍA y LA POLICÍA autorizadas, de conformidad a los lineamientos y las estrategias de imagen y comunicación previamente definidas;
- Evaluar la eficacia y el impacto de los programas de comunicación a través de la prensa, medios de comunicación y redes sociales;
- Organizar y dirigir las conferencias de prensa de LA SECRETARÍA de Seguridad, convocar a los periodistas cuando se requiera; y proporcionar boletines informativos sobre información autorizadas por LA SECRETARÍA.
- Dirigir, coordinar, organizar y supervisar ceremonias y eventos importantes de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA, a fin de que se efectúen de conformidad a los protocolos establecidos;
- Gestionar con las entidades gubernamentales y eclesiásticas todo lo inherente a coordinaciones de eventos oficiales de LA SECRETARÍA y de LA POLICÍA;
- Monitorear las noticias que se transmiten por diferentes medios de comunicación, televisivos, radiales y redes sociales, con cobertura las 24 horas; y,
- Otras que le sean asignadas, en el marco de sus competencias.